۵ راه عملی برای مدیریت زمان

زمان مطالعه: ۷ دقیقه

مدیریت زمان

همانطور که می­‌دانید، زمان باارزش ­ترین دارایی زندگی انسان است که غیر­قابل­ توقف، غیر­قابل­ بازگشت و همواره درحال سپری شدن است. درنتیجه، بدیهی است که این داراییِ با ارزش را نباید بیهوده از دست داد. مدیریت زمان(time management) مهارتی است که به ما قابلیت استفاده بهتر و باکیفیت‌تر از زمان­ را می‌­دهد و نتیجۀ آن استفاده حداکثری از عمر، رسیدن به اهداف و موفقیت می‌­باشد. در ادامه قوانین و اصولی را معرفی می‌­کنیم که به شما در برنامه‌­ریزی کردن و مدیریت زمان بسیار کمک می‌کند.

قانون پارکینسون

قانون پارکینسون(Parkinson’s law):

«انجام هرکاری به اندازه زمانی که به آن اختصاص داده شده طول می‌کشد.» این مفهوم برای اولین بار توسط سایریل نورث کوت پارکینسون، نویسنده و تاریخ‌دان انگلیسی در سال ۱۹۵۵ بیان شد و به این معناست که فارغ از زمانی که واقعا برای انجام کاری باید صرف شود، مهترین عامل تعیین کننده، زمانی است که برای انجام آن کار در­نظر گرفته شده‌­است.

بر اساس این قانون، اگر به کارهای پیش پا افتاده و آسان وقت زیادی اختصاص دهیم، باعث پیچیدگی و سختی آن‌ها می‌شویم و در مقابل، هرچه زمان کوتاه‌­تری برای انجام کاری اختصاص داده شود، آن کار ساده‌تر و آسان‌تر به انجام می‌رسد. با بکارگیری این قانون در زندگی و کار خود، می­توانید درحالی که کمتر کار می‌­کنید، بازده کارتان را ­بالا ببرید و به این باور برسید که می‌توان کارهای بسیاری را در زمان‌های کوتاه‌تری انجام داد.

قانون ۸۰/۲۰

اصل پارتو(Pareto principle) یا قانون۸۰/۲۰ (rule 80–۲۰):

«۸۰ درصد نتایج، از ۲۰ درصد تلاش شما حاصل می‌­شود.»

 براساس این قانون، در بین لیست کارهایی که باید انجام دهید، تعداد کمی از آن­ها هستند که اهمیت بالایی دارند و بخش زیادی از نتیجه کارتان وابسته به انجام آنهاست. معمولا افراد بجای انجام آن ۲۰ درصد، درگیر ۸۰ درصد می‌­شوند و درنتیجه با اینکه زیاد کار می‌­کنند، نتیجۀ خیلی کمی دریافت می­‌کنند.

نکته اصلی اینجاست که شما پس از لیست کردن کارهایی که باید انجام دهید، ۲۰ درصدِ بااهمیت را شناسایی کرده و روی آن تمرکز کنید، حتی اگر انجام این کار­ها برایتان سخت باشد. همچنین باید در مقابل این وسوسه که اول کارهای کوچک را سروسامان دهید، مقاومت کنید. شما باید عادت کنید که هر روزتان را با مهمترین وظیفه‌ای که پیش رو دارید آغاز کنید.

قانون پرتو
ماتریس آیزنهاور

  ماتریس آیزنهاور

همانطور که می­دانید، مدیریت وظایف(task management) بخش مهمی از مدیریت زمان است و کسی می­تواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند که نسبت به اولویت‌­بندی وظایف خود، دقیق و حساس باشد.  ماتریس آیزنهاور (Eisenhower matrix) یک روش دیگر برای اولویت بندی کارهاست که به اهمیت و فوریت کارها، توجه می­‌کند. این شیوه اولویت بندی از سخنان رئیس‌جمهور سابق ایالات متحده آمریکا، جناب دوایت دیوید آیزنهاور، در جریان یک سخنرانی بین‌المللی به ­دست آمده­‌است.

این ماتریس کارها را به چهار دسته تقسیم می­کند. هدف اصلی این است که تا جایی که ممکن است از وقوع کارهای فوری و مهم جلوگیری کرده، کارهای غیرمهم را کنار گذاشته و به جایی برسیم که کارهای مهم و غیرفوری بیشترین حجم را به خود اختصاص دهند، درنهایت باید با برنامه­ ریزی دقیق، بیش­ترین زمان خودرا با انجام این دسته از کارها بگذرانیم.

قانون مالتز 

قانون مالتز(Maltz law) یا عادت­سازی در ۲۱ روز: «برای ایجاد یا ترک یک عادت، انسان به ۲۱ روز زمان نیاز دارد.» ماکسول مالتز، جراح پلاستیک و نویسنده آمریکایی، در سال ۱۹۵۰ متوجه این نکته شد که بیمارانی که تحت عمل­های زیبایی با تغییر چهره همراه هستند، حدودا ۲۱ روز زمان می‌­برد تا به صورت جدیدشان عادت کنند. این تجربه و بررسی های بعداز آن نشان داد که برای از بین رفتن یک عادت قدیمی و شکل گیری یک عادت جدید حداقل ۲۱ روز زمان لازم است.

نکته مهم در این قانون، استمرار در ترک یا ایجاد عادت در چندین روز به ­صورت خودآگاه است که شاید در ابتدا کمی سخت باشد ولی نهایتا به نتیجه می­‌رسد و پس از مدتی، عادت مورد نظر کاملا ترک ویا یک عادت جدید در ما بوجود می‌­آید. گرچه عدد ۲۱ به صورت تجربی به­ دست آمده، اما شاید برای بعضی عادت­‌ها در افراد مختلف، کمی متفاوت باشد ولی در هر صورت چیزی که معجزه می‌­کند استمرار و تداوم است.  

برنامه ریزی عمودی | افقی
برنامه ریزی عمودی یعنی در یک روز تصمیم بگیرید فقط یک کار خاص را شروع کرده و به پایان برسانید ولی در برنامه افقی یک بازه زمانی مثل یک هفته را در نظر می‌گیریم و برنامه ریزی می‌کنیم در هر روز چه کارهایی را کنار هم انجام دهیم تا همه کارها تمام شوند.

نتیجه ­گیری

حال که شما با این قوانین آشنا شده­ اید خیلی راحت‌­تر می‌­توانید زمان خود را مدیریت کنید، ابتدا دانستید که نباید بیهوده برای کارهای کوچک زمان زیادی در نظر بگیرید، سپس باید ۲۰ درصد کار طلایی خود را شناسایی کرده و ابتدا روی آن­ها تمرکز کنید، اکثر زمان خودرا به انجام کارهای مهم و غیرفوری اختصاص دهید و درنهایت همه این موارد و اصول مفید دیگر را برای خود به عادت­های ماندگار تبدیل کنید. بیاد داشته باشید که افراد موفق در استفاده از زمان بسیار متفاوت عمل می‌­کنند.

پادکست ۵ راه عملی برای مدیریت زمان

ورکار | تحوّل فردی , رونق کسب و کار

دوره های کارآفرینی ما

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

توسط
تومان