کار در قالب دوی مارتن به جای دوی سرعت
یکی از بزرگترین دام های بهره وری که من شاهدش هستم افراد گرفتارش می شوند، همین کار در قالب دوی مارتن است.
اجازه دهید همینجا بگویم که شما زمانبندی مشخصی دارید برای یک پروژه و تصمیم با شماست که سه شنبه صبح، روزی است که تمامش کنید. با حساب و کتاب شما احتمالا حدود 6 ساعت زمان می برد پس برنامه شما این است که ساعت 6 صبح سرکار باشید و تقویمتان را برای آن روز خالی میکنید با این حساب که زمان زیادی برای رسیدگی به امور دارید.
مشکل اینجاست که برای خودتان یک ماراتن ترتیب داده اید و در دنیای بهره وری ماراتن یعنی « خبرهای بد».
در یک چنین وضعیتی، چند اتفاق احتمالا رخ می دهد:
*دست کشیدن یا رها کردن
زودتر از موعد سرکارتان حاضر می شوید و پشت میز می نشینید و بلافاصله درگیر حجم زیادی از اموری که باید انجامش دهید می شوید. پس از یکی دو شروع نادرست، شما به سادگی دست می کشید.
*گم شدن
الگوی نهایی آنهایی که وقتی در تلاش و ماراتن در کارشان هستند این است که در لانه های پیچ در پیچ خرگوش گم می شوند.چرا؟ چون در تلاش اند تا روی خرواری از وظایف، کار کنند؛ تمرکز نداشتن روی چیزی که اولویت است و چیزی که باید سرموقعش انجام شود ساده است. این وضعیت منجر به صرف وقت زیاد روی برخی امور و وقت ناچیز روی باقی کارهاست و نتیجه؟ یا دست کشیدن یا خروجی کم کیفیت.
با آموختن کار در وضعیت دوی سرعت به جای دوی ماراتن، میتوانید جلوی همه این نتایج را بگیرید. «دوی سرعت» انتشار زمانمند تمرکز با کار پرانرژی روی یک کار خاص است.
برای نمونه: اگر شش ساعت زمان کار شماست، باید این شش ساعت را به سه قسمت تقسیم کنید و یک رشته دوی سرعت 45 دقیقه ای را برای کار در هر بخش طراحی کنید. کار در قالب دوی سرعت این فواید را دارد:
*شفافیت
زمانیکه شما برنامه ای برای کار در قالب دوی سرعت می ریزید، وادارتان میکند تا برنامه ریزی شما روی کار با جزئیات و خلق بخش های خاصی از وظایف باشد. این یعنی وقتی شروع به کار میکنید، پیچیدگی و اصطحکاک کمتری در شروع هست. همچنین، احتمال اینکه کارتان را رها نکنید و به خوبی اولویت بندی داشته باشید زیاد است.
*انجام شدنی
کار در قالب دوی سرعت امتیاز روانی چشمگیر «قابلیت انجام بهتر» را دارد. برداشت ما از این مزیت این است که ضمن دشواری، بخشی از کار آن چیزی است که دستاورد شماست. دوی سرعت وقتی کار سخت و شدید است امکان «شدن» بسیار بیشتری را دارد تا در دوی ماراتن که این یعنی انگیزه و انرژی بالاتر درکار.
نوبت بعدی که پروژه مهم یا کاری برای به سرانجام رساندن دارید، این را از خودتان بپرسید:
چطور میتوانم روی این پروژه در چند دوی سرعت کار کنم به جای اینکه در یک ماراتن واحد دست وپا بزنم؟
شما با یک برنامه ریزی چندگام جلوتر، تصویری از یک روش بسیار اثرگذارتر و خوشایندتر برای کار در پروژه ها و وظایف چالشی خود خواهید داشت.
« زمانی که درنهایت به استاد شدن در کار ختم می شود، بستگی به شدت تمرکز ما دارد»
رابرت گرین
نسخه برداری از آشفتگی ها به جای حذف آنها
همه می دانند که چگونه آشفتگی های خرابکار علیه بهره وری ما هستند. این آشفتگی ها، از اعلان های فیس بوک و یادآورهای ایمیل بگیر تا قال گذاشتن ها و وقت گرفتن های همکار و تماس های تلفنی بی پایان، ظاهرا جزوی از زندگی مدرن هستند. ما مغروق در این آشفتگی ها هستیم و بهره وری ما بهای آن را میپردازد. ولی مشکلی حتی بزرگتر از این حجم زیاد از سردرگم سازها هست که همه با آنها رودر رو هستیم, راهکار ما برای سروکله زدن با این آشفتگی ها ایراد دارد.
خیلی از ما خیال میکنیم باید این سردرگمی ها را بهتر مدیریت کنیم.
درنهایت باید درمورد تنظیم اعلان ها برای زنگ نخوردن وقت و بی وقت تلفن و تباه نکردن تمرکزمان آموزش ببینیم.
در نهایت باید به رئیسمان گوشزد کنیم که برنامه ما برای همین یکی دو جلسه برنامه ریزی نشده چیست.
باید نظم بیشتری داشته باشیم و روی اراده مان برای مقاومت در برابر این سردرگمی ها کار کنیم.
اینقدر با سردرگمی هایتان سروکله نزنید تا حذفشان کنید. البته که یک سری از آنها اجتناب ناپذیر و خارج از کنترل هستند ولی این بدین معنی نیست که کاری از ما برای حذف یک سری از آنها برنیاید.
به جای بازی کردن با تنظیمات تلفن، وقتی سرکار مهمی هستید آن را خاموش کنید و داخل کشو جا دهید. اگر همکارانتان مزاحم شما می شوند، اتاق جلسه را برای چند ساعتی ازآن خود کنید. همه میانبرها به سایت های سرگرمی و اپلیکیشن های اجتماعی را از روی گوشی خود حذف کنید. از شر تلویزیون دفتر و خانه تان خلاص شوید.
اگر باقطعیت خواهان بهبود بهره وری خودتان هستید، در مورد دور انداختن این آشفتگی ها از زندگی تان کاملا جدی باشید, به همین سادگی.
« برای بهره وری سطح بالا، باید تمرکزبسیار زیاد در طولانی مدت و به دور از آشفتگی روی یک کار مشخص داشته باشید»
کال نیوپرت
موتور محرکتان، ترس و نقد کردن خودتان است
باور بسیاری از ما این است که برای موفقیت باید حسابی به خودمان سخت بگیریم , من اسم این باور را نظریه مأمور انگیزه میگذارم.
گمان میکنیم که باید همان مأمور مته مانند باشیم , مرتب سفارشات را فریاد بزنیم و تهدید کنیم یا اگرنه، با سستی در به انجام نرساندن هیچ کاری، تمام میکنیم و به احتمال زیاد گرفتاریهایمان تمامی ندارد. در نهایت یکی از بدترین نتایج این باور، عادت به خودگویی های منفی است. خودگویی یعنی خودمان با خودمان حرف بزنیم. این خودگویی زمانی منفی می شود که به هم ریخته و غیرمنطقی باشد.
عجب آدم نادانی!
چرا این چیزهای ساده را فراموش میکنید؟!
ای کاش آدم بی برنامه و تأخیراندازی نبودم .
اگر فقط کمی منظم بودم، ترفیع مال من میشد.
اصلا از پس این کار برنمی آیم.
نهایتا همه میفهمند که واقعا خودم هم نمیدانم چه می خواهم و اصلا مال اینجا نیستم.
عجب متقلبی!
ما به گفتن این حرفهای غیرمنطقی، آسیب رسان و دردناک عادت داریم چون این باور مرکزی در وجود ما ریشه دوانده که برای موفقیت باید به خودم سخت بگیرم.
خب! یک راز کوچک را با شما درمیان میگذارم , افراد باوجود این خودگویی های منفی، موفق هستند نه به خاطر این چیزها.
طی سالها کار در نقش درمانگر با آدمهای بسیار موفق و پردستاورد، حتی یک بار هم ندیدم که سطح دستاورد و بهره وری فرد با آسان گرفتن به خودش پایین بیابد. البته که در آغاز کار، همه از انجام آن( آسان گرفتن به خودشان) وحشت داشتند. آنها با فکر اینکه از لحظه دست کشیدن از خودگویی های بی رحمانه با خودشان، « موقعیتشان به خطر می افتد»، به خودشان سخت میگرفتند.
حدس بزنید چه شد؟! هرگز چنین اتفاقی نیفتاد.
« خودپذیری، روی گردانی من از ارتباط خصمانه با خودم است»
ناتانیل برندن
به جای اینکه سرکار خودتان باشید، به کار دیگران میرسید
در پایان روز، همه راهکارها و تعهدات لازم برای بهترین بهره وری را بی هیچ نقصی اجرا میکنید ولی همچنان، اگر روی چیزهایی مشغول هستید که اهمیت چندانی برایتان ندارد، با خودتان درمورد بهره وری کلنجار می روید.
محدودیتی درمورد میزان انگیزه ما وقتی محرک بیرونی داریم وجود دارد:
ترس از اخراج شدن یا بد به نظر رسیدن جلوی همکارانی که چند صباحی موتور محرک شما هستند.
وعده ارتقا یا عنوان شغلی جدید احتمالا کاری میکند تا مدتی سخت کوش باشید.
تازگی پروژه جدید احتمالا کمی بهره وری ما را به جلو می راند ولی درنهایت حتما باید بدانیم که…
فقط انگیزه درونی است که دربلند مدت باعث بهره وری شما می شود. این اتفاق زمانی است که روی مواردی که واقعا برایمان اهمیت دارد، قلبا و در بلندمدت با بیشترین ظرفیتمان کار کنیم و کاملا درگیرمان کند, باید هوشیار باشیم.
این یعنی اینکه هیچ میزانی از تکنیک و استراتژی شما را به آستانه مشخصی از بهره وری نمی رساند. این یعنی اینکه هیچ میزانی از اراده، نظم یا تأیید مثبت، شما را به اوج عملکرد نمی رساند. این یعنی اینکه هیچ میزانی از تغییر درونی باعث مولد بودن شما در سطح بالا نمی شود.
اگر قلبا خواهان بهره وری خودتان هستید، انتخاب هایتان برای انجام کارهایی باشد که واقعا برایتان اهمیت دارد.
این در مواردی به معنی تصمیمات بزرگ و ناخوشایند است:
باید درمورد نقش یا موقعیت کاملا متفاوت خودتان در شرکت با ریاست رودررو شوید.
باید به طور کامل شغلتان را کنار بگذارید یا حتی آقای خودتان و سرور خودتان باشید و اگر درمورد شما «دومی» صدق میکند، باید تصمیمات سختی درمورد محیط کارتان، همکارانتان و زمان کارتان بگیرید.
حواستان باشد! وظیفه شما رسیدن به اوج بهره وری نیست. در واقع بسیاری احتمالا این کار را نمی کنند. گفتنی های زیادی درمورد بهره وری با استرس کم و وقت آزاد بیشتر و غیره هست.
اگر خواهان دستیابی به ظرفیت خودتان هستید، با انجام کار دیگران جواب نمیگیرید. باید شجاعت انجام کاری را داشته باشید که قلبا برایتان مهم است. تنها در اینصورت است که ظرفیت واقعی خودتان را تحت کنترل خودتان می آورید و با تمام یا بخش زیادی از همان توانایی مشغول می شوید.
« هرزمان که اجازه دست برداشتن از انجام کاری را که برایتان مهم نیست به خودتان بدهید وبه همه بله نگویید، بهترین کمک را در انجام آنچه که برایتان اهمیت دارد، به خودتان میکنید.»
گرگ مک کیوئن
و در پایان، همه آنچه که لازم دارید
متمرکزتر و سازنده تر بودن یعنی کمتر انجام دادن تا بیشتر.
کتاب های الکترونیک ( هدیه ورکار )
